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資深項目經(jīng)理如何控制項目預(yù)算？
作為資深項目經(jīng)理，你很清楚項目不是靜態(tài)的。相反，項目會不斷變化，在任何時間都有可能改變狀態(tài)。項目隨著時間的推移不斷發(fā)展，項目預(yù)算也會增長，控制項目預(yù)算對于項目成功至關(guān)重要。項目該怎樣控制開支？以下有4個幫助你管理項目預(yù)算的小竅門：
1、不斷預(yù)測
頻繁的預(yù)算監(jiān)督能夠防止項目過于失控，而沒有頻繁預(yù)測的項目很可能會以災(zāi)難性后果收場。
對任何項目來說，更新和管理本質(zhì)上不太穩(wěn)定的預(yù)算很有必要。作為項目經(jīng)理，你應(yīng)該在團隊會議上討論預(yù)算管理，并與團隊成員討論即將出現(xiàn)的支出。這能讓你對項目的發(fā)展方向有個比較清醒的認識。
持續(xù)預(yù)測能讓你的團隊預(yù)見項目進展，確保項目預(yù)算與預(yù)計完成日期相匹配。
2、預(yù)測范圍變化
任何經(jīng)營一段時間的企業(yè)都體驗過規(guī)模蔓延的可怕。而且大家的情況往往都類似：與新客戶合作的項目進展順利，但隨著時間的推移，項目變得越來越大，而你的價格卻保持不變。
通常，這會產(chǎn)生兩種結(jié)果：
——客戶認為你們團隊付出的額外工作包含在最初的工作范圍內(nèi)；
——客戶根本不知道他們要求的比最初商定的要多。
因此，時刻關(guān)注范圍變化至關(guān)重要，要意識到范圍變化可能會在你的團隊中發(fā)生。建議項目經(jīng)理為可能突然出現(xiàn)的額外工作創(chuàng)建變更訂單。變更訂單授權(quán)額外資金，包含額外工作的費用。
3、預(yù)測資源使用情況
正如預(yù)算需要不斷預(yù)測一樣，你對項目資源管理也應(yīng)該如此。畢竟，資源是項目的必需品——它們確實對項目總成本有所貢獻。
項目經(jīng)理應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)不斷審核項目工作人員的人數(shù)，并且每周對資源使用情況進行預(yù)測。這將會確保你能充分利用現(xiàn)有資源，確保員工能盡可能高效地工作。
4、與項目成員保持溝通
項目好壞取決于團隊的好壞，缺乏溝通的團隊肯定會超出預(yù)算。
讓項目團隊了解項目預(yù)算預(yù)測，有助于鼓勵問責制和生產(chǎn)力。一個知情的團隊才是擁有其項目所有權(quán)授權(quán)團隊。
通過讓團隊了解預(yù)算狀況，他們將更有可能看到他們的項目費用，更不可能在你的項目中收取額外的“灰色地帶”工時——即他們知道他們?yōu)榇烁冻隽斯r，卻不清楚他們在為什么工作。如果員工關(guān)心項目結(jié)果，他們就會出色地完成工作。
在項目預(yù)算管理中，預(yù)算與項目各個環(huán)節(jié)緊緊相扣。為保證預(yù)算各環(huán)節(jié)的連續(xù)性，優(yōu)秀的項目經(jīng)理通常選擇好用的項目管理系統(tǒng)提供協(xié)助。
8MSaaS PM項目管理系統(tǒng)支持項目費用管理的全過程，包括費用的規(guī)劃、預(yù)算的制定和估算、費用差異的監(jiān)控和控制，以提高項目在預(yù)算內(nèi)成功完成的可能性。
或許有人會問：為什么不選擇財務(wù)系統(tǒng)專門管項目預(yù)算？原因是一般的財務(wù)系統(tǒng)只協(xié)助財務(wù)人員在結(jié)算期的結(jié)賬，而8MSaaS PM則專注于為業(yè)務(wù)人員提供在議價及交易期間所需的實時財務(wù)數(shù)字；前者基于各種稅項的冗長總結(jié)，而后者的數(shù)據(jù)及時且一目了然。
此外，系統(tǒng)提供多層次的預(yù)算、實際收入和費用的實時跟蹤功能，讓財務(wù)信息在機構(gòu)、合同及項目間保持一致，不出現(xiàn)偏差。
系統(tǒng)實時同步項目進展，支持資源分配及有效跟蹤其實際使用率，使資源申請者更努力地去估計真正的資源需求及時間。所有項目干系人都在同一平臺上協(xié)作，實現(xiàn)信息共享，減少誤解，促進項目效率的提升。
8MSaaS PM預(yù)算管理通過對業(yè)務(wù)、資金、信息、人才的整合，明確適當?shù)姆謾?quán)、授權(quán)、戰(zhàn)略驅(qū)動、業(yè)績評價等等，從而實現(xiàn)企業(yè)的資源整合，并真實反映出企業(yè)的實際需要，進而為企業(yè)的經(jīng)營決策提供支持。
總的來說，做好項目預(yù)算管理可優(yōu)化企業(yè)的資源配置，全方位地調(diào)動企業(yè)各個層面員工的積極性，是促使企業(yè)效益最大化的堅實的基礎(chǔ)。還想了解更多控制項目預(yù)算的操作，來申請8MSaaS PM項目管理系統(tǒng)免費試用吧！
