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關于招采策略，物業(yè)管理團隊最應該知道的五件事
制定正式的招采策略對物業(yè)管理團隊來說至關重要。在統(tǒng)一采用的情況下，清晰定義的策略和流程有助于控制所有部門的日常開支，并對業(yè)主的收入來源有益。
如果你正在尋找讓所有多戶型房產(chǎn)利益關系人受益的方法，你可以看看你的庫存和供應政策。每種產(chǎn)品和服務都直接影響盈利能力。
在不影響服務和質(zhì)量的前提下削減成本非常重要。從更換電器到磨損的廚房小橡膠水龍頭墊圈，所有這些都必須以最經(jīng)濟、最有效的方式購買和安裝，實現(xiàn)效益最大化。
以下五條建議，有助于你制定明智的物業(yè)管理招采策略，減少開支和增加利潤。
第一條：就總量折扣進行談判。
按需供應品通常比通過批量庫存和補充計劃購買的物品要貴。
每次你因墊圈或數(shù)值需求而跑到五金店時，燃料、工時和車輛磨損等方面的額外費用就會增加。另外，如果必須訂購零件，要注意維修的延遲對租戶和業(yè)主的影響。
第二條：指定一個招采控制中心——即便把任務分配給一個員工也能完成。
加強控制能夠改進一致性和問責性。精簡的招采系統(tǒng)可以減少獲取不合格供應商的報價所花費的時間，確保你的房產(chǎn)總是能從預先審核的供應商和承包商那里獲得優(yōu)質(zhì)的服務或產(chǎn)品。
第三條：年度流程審核確保租戶服務的連續(xù)性和業(yè)主更高的利潤率。
無論是在日歷年交替之際，還是在財政年度的開始，每年都要讓招采團隊回顧上一年的情況。使品牌、更換零件、辦公用品和其他消耗品標準化能夠節(jié)省儲存和補充供應品所消耗的時間和金錢。
這也是評估外部服務的總額折扣和承包商協(xié)議的好時機，這些服務包括景觀美化、暖通空調(diào)維修、租戶責任保險范圍和其他不由內(nèi)部員工提供的服務。
第四條：維護質(zhì)保跟蹤系統(tǒng)可以消除不必要的設備購買。
你的招采部門應有一份包含所有設備的完整清單——車輛、內(nèi)部設備、安全系統(tǒng)組件、辦公設備、計算設備等，包括序列號、購買日期、保修信息和其他相關數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)能夠表明有關維護和保養(yǎng)的細節(jié)。在你訂購一臺新冰箱之前，請檢查保修期，如果可以，請辨認出獲得正式授權的維修中心。
使用電子表格跟蹤設備和供應品，對質(zhì)保跟蹤計劃進行了補充，從而加強了內(nèi)部控制。
我們身邊都發(fā)生過會議室的筆記本電腦突然找不到了，或者辦公用品無故短缺的事件。因而你的招采團隊應該知道購買的物品在房產(chǎn)中的具體位置，并且能夠通過序列號或其他識別標簽來核實驗證它的移動。
第五條：會計辦公室不是模棱兩可的地方。
為超過設定閾值的任何商品或服務啟動采購訂單系統(tǒng)。
根據(jù)物業(yè)管理公司的規(guī)模，可能是50美元或100美元，或者你真的想控制運營費用，你可以要求所有采購都需要管理層批準或有招采訂單。
調(diào)整采購費用和分配費用必不可少。在付款前，每張發(fā)票必須審查的內(nèi)容如下：
——價格不一致/差異
——未經(jīng)批準的費用
——明確界定的到期日和滯納金政策
——收費明細
——正確的訂購數(shù)量/收貨數(shù)量
——授權（表明下單者身份的簽名或雇員姓名）
花一分鐘時間停下來想想：如果你的銷售利潤率只有10%，而你削減了5%的開支，那就產(chǎn)生了50%的利潤增長。當然，物業(yè)管理的會計結(jié)構(gòu)并不完全像零售商店那樣運作，但關鍵是：消除與日常運營相關的不必要成本會對利潤產(chǎn)生巨大影響。
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