為什么不能用微信、Excel管理復(fù)雜的建設(shè)項(xiàng)目？

無論建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)模、預(yù)算或時(shí)間框架如何，有一件事是肯定的：一切都從現(xiàn)場開始。

現(xiàn)場團(tuán)隊(duì)需要持續(xù)分享3-6周計(jì)劃的進(jìn)展，報(bào)告最新的檢查情況，指出是否所有與檢查關(guān)聯(lián)的任務(wù)都得到了恰當(dāng)?shù)奶幚怼Ｗ龅竭@一點(diǎn)，就需要獲取最新的、理想情況下實(shí)時(shí)的計(jì)劃版本。

為掌握短期計(jì)劃，許多建筑界人士使用微信來跟進(jìn)。原因是計(jì)劃是實(shí)時(shí)的，而在微信內(nèi)你可以隨時(shí)添加照片和視頻，并在群組中與多個(gè)用戶分享，你甚至可以給人貼上標(biāo)簽。與死氣沉沉的Excel表格相比，這已經(jīng)向前邁進(jìn)了一步。

但這種管理方法存在一個(gè)大問題，像微信、QQ這些工具不是為管理項(xiàng)目而設(shè)計(jì)的。因此，如果你試圖依靠它們將你的3-6周計(jì)劃與主進(jìn)度計(jì)劃聯(lián)系起來，你將會(huì)面臨許多挑戰(zhàn)。

首先，你通過微信或QQ分享的數(shù)據(jù)都是靜態(tài)的，缺乏需要項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提前計(jì)劃和監(jiān)控任務(wù)進(jìn)度的環(huán)境。如果使用微信或QQ來報(bào)告和監(jiān)控流程，你最終需要專人負(fù)責(zé)每周從平臺(tái)上提取信息，讓所有人都能獲取最新的動(dòng)態(tài)。

因此，這種方式很快就會(huì)再次變成人工密集型方法，你最終會(huì)服務(wù)于被無數(shù)關(guān)鍵信息包圍的過時(shí)項(xiàng)目群，這些信息沒有來龍去脈，與各自的任務(wù)沒有任何聯(lián)系。這會(huì)導(dǎo)致更多的中斷和延誤，將會(huì)對(duì)你的項(xiàng)目預(yù)算產(chǎn)生嚴(yán)重影響。


值得一提的是，44%的施工延誤是施工項(xiàng)目開發(fā)過程中的中斷造成的。從這個(gè)意義上說，減少執(zhí)行過程中的阻礙需要成為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的主要焦點(diǎn)，進(jìn)而控制預(yù)算。

如果深究，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)這44%背后的四個(gè)主要因素可以歸結(jié)為以下幾個(gè)方面：

● 44%——由于錯(cuò)誤造成的延誤
● 18%——由于回復(fù)RFI太晚造成的延誤
● 20%——規(guī)格變更
● 18%——惡劣天氣及其他因素

從這個(gè)意義上說，將項(xiàng)目群與現(xiàn)場實(shí)時(shí)完成的活動(dòng)聯(lián)系起來，是建設(shè)項(xiàng)目獲取更好進(jìn)度可見性的關(guān)鍵，在這樣的可見性中，每個(gè)行動(dòng)都能與正在進(jìn)行的任務(wù)無縫聯(lián)系。

然而，報(bào)告和監(jiān)控施工進(jìn)度并不是一件容易的事。

許多公司仍然依靠紙筆或無休止的電子郵件對(duì)話來交流項(xiàng)目重要的最新資訊，標(biāo)記需要立即采取行動(dòng)的關(guān)鍵問題。這可能導(dǎo)致重大的故障停機(jī)時(shí)間和昂貴的項(xiàng)目中斷。

最重要的是，許多利害關(guān)系人可能不會(huì)一次性分享所有必要的信息，因?yàn)樗麄儞?dān)心要負(fù)責(zé)最初計(jì)劃的阻礙問題。這無疑使得試圖確保項(xiàng)目在預(yù)算內(nèi)按時(shí)交付的項(xiàng)目主管和領(lǐng)班的處境更加困難。

如果選擇依賴Excel或者微信、QQ等工具，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目主管最終會(huì)犯重大錯(cuò)誤，因?yàn)樗麄儠?huì)在沒有準(zhǔn)確了解短期計(jì)劃和總體計(jì)劃的情況下倉促做出決定。

換句話說，項(xiàng)目主管需要一種工具，該工具能讓他們充分了解項(xiàng)目，并對(duì)每次與他們合作的人保持不同程度的透明度。這是Excel或者微信、QQ等工具不能做到的。

你的項(xiàng)目群應(yīng)反映現(xiàn)實(shí)。大多數(shù)情況下，錯(cuò)誤和延誤最終會(huì)將你的項(xiàng)目置于極端壓力之下。報(bào)告進(jìn)度的方式似乎是主要的痛點(diǎn)領(lǐng)域之一，因?yàn)楝F(xiàn)場所發(fā)生的事和項(xiàng)目群所反映的事之間聯(lián)系很差。

這種不匹配會(huì)導(dǎo)致許多問題，將嚴(yán)重?fù)p害你的項(xiàng)目：

1．延誤管理不善——如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)沒有意識(shí)到現(xiàn)場最嚴(yán)重的問題，就不可能及時(shí)行動(dòng)并控制損失。這就是為什么快速標(biāo)記問題會(huì)是項(xiàng)目的力挽狂瀾者。因?yàn)樵谝惶旖Y(jié)束時(shí)，如果你克服了延誤問題，你的預(yù)算就是安全的。

2. 關(guān)鍵信息沒有及時(shí)共享——問題總在現(xiàn)場出現(xiàn)。最重要的是，報(bào)告和處理的速度有多快，確保不同項(xiàng)目代理之間透明有效的溝通能為項(xiàng)目節(jié)省時(shí)間和資源。

3. 分包商到達(dá)現(xiàn)場徒勞無獲——這是前一點(diǎn)的自然延續(xù)。為了讓項(xiàng)目按預(yù)期發(fā)展，所有的團(tuán)隊(duì)都需要達(dá)成共識(shí)。即便是最輕微的誤解，你的3-6周計(jì)劃也會(huì)大大滯后。

4. 材料丟失或放錯(cuò)地方——論及材料，對(duì)計(jì)劃的清晰概述最為重要。如果對(duì)接下來發(fā)生的事以及當(dāng)前的項(xiàng)目需求缺乏良好的理解，就可能導(dǎo)致材料受損、丟失或放錯(cuò)地方。此外，這抹殺了建立標(biāo)準(zhǔn)化材料訂購流程的可能性，該流程有助于減少建筑成本和浪費(fèi)。

5. 沒完沒了的會(huì)議和電話——“按照計(jì)劃我們做得怎么樣了?”這個(gè)問題會(huì)在每天的現(xiàn)場會(huì)議中引發(fā)沒完沒了的討論。用清晰簡單的方式裝備團(tuán)隊(duì)并報(bào)告進(jìn)度，使用正確的數(shù)字工具，所有的團(tuán)隊(duì)成員都能實(shí)時(shí)看到他們?cè)陧?xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度上的位置。

一個(gè)典型的億元項(xiàng)目平均每年經(jīng)歷600次中斷，考慮到所有這些因素，這一點(diǎn)都不奇怪。更為糟糕的是，這些中斷可能需要長達(dá)7天才能解決，而25%的中斷從未收到過回復(fù)。


綜上，如果你想讓項(xiàng)目保持進(jìn)展，你的項(xiàng)目群就需要反映現(xiàn)實(shí)。但要清楚的是，所有建設(shè)項(xiàng)目都需要團(tuán)隊(duì)的努力和清晰的溝通，這樣才能成功。

能夠?qū)崟r(shí)和隨時(shí)掌握項(xiàng)目真實(shí)情況并及時(shí)知道偏差的項(xiàng)目管理工具，如8MSaaS PM項(xiàng)目管理工具，正符合你的需要。

1.與實(shí)際業(yè)務(wù)交互實(shí)時(shí)互連

8MSaaS PM幫助你將項(xiàng)目工作進(jìn)行自然分解，強(qiáng)化執(zhí)行適當(dāng)?shù)呢?zé)任與承諾，所有的責(zé)任劃分與執(zhí)行狀況一目了然，并聯(lián)動(dòng)實(shí)際業(yè)務(wù)情況進(jìn)行考核和績效評(píng)價(jià)。

當(dāng)某團(tuán)隊(duì)成員更改其承諾時(shí)，8MSaaS 會(huì)自動(dòng)通知其他相關(guān)人員。對(duì)于可能無法完成的承諾，系統(tǒng)會(huì)在項(xiàng)目概覽頁面發(fā)出預(yù)警提示，清晰地識(shí)別這些不利事件的風(fēng)險(xiǎn)，快速做出有效的決策。

2.項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行密不可分

在8MSaaS PM中，計(jì)劃和執(zhí)行實(shí)時(shí)同步更新的，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，不可更改。一個(gè)項(xiàng)目有且只有一個(gè)當(dāng)前計(jì)劃，團(tuán)隊(duì)成員可以實(shí)時(shí)共享最新的項(xiàng)目進(jìn)展情況。

——確保每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都即時(shí)更新項(xiàng)目中已更改的日期及其可交付成果的依賴
——確保每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都能按要求將可交付成果提交給上級(jí)評(píng)審
——確保每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都及時(shí)評(píng)審需要其評(píng)審的可交付成果

3.范圍與溝通一起管理

8MSaaS 支持采用迭代式的方法來溝通需求，促使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)盡早開始溝通及理解需求，繼而制定需求交付計(jì)劃。

為防止溝通裂痕，8MSaaS能做好溝通聊天和承諾記錄，保持信息的流通；同時(shí)透過實(shí)時(shí)的記錄，做到有跡可查，減輕人腦記憶的依賴。

系統(tǒng)還有文檔收集功能，更易于項(xiàng)目的文檔集中管理，避免文件散落，保護(hù)資料完整性。

4.資源需求和依賴清晰明確

8MSaaS令資源與可交付成果的依賴盡可能明確，自動(dòng)跟蹤間接依賴，自動(dòng)監(jiān)測不恰當(dāng)?shù)囊蕾嚥⒃谛枰獣r(shí)警告相關(guān)人員（如：一個(gè)逾期完成的可交付成果會(huì)導(dǎo)致其他可交付成果也逾期），讓所有資源需求與依賴關(guān)系一目了然。


5.實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目及項(xiàng)目成員績效

8MSaaS PM的所有數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，監(jiān)控和分析變得更加簡單，你可以實(shí)時(shí)追蹤項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)。

當(dāng)系統(tǒng)里的項(xiàng)目計(jì)劃和執(zhí)行可清晰拆分時(shí)，你能第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)偏差。當(dāng)系統(tǒng)實(shí)時(shí)追蹤責(zé)任和職責(zé)，你就能同時(shí)準(zhǔn)確洞悉項(xiàng)目成員的績效問題。

6.問題與風(fēng)險(xiǎn)自動(dòng)跟蹤上報(bào)

8MSaaS 可幫助你識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的概率、風(fēng)險(xiǎn)處理的優(yōu)先級(jí)別及其處理方法。并且，它還能實(shí)時(shí)匯總所有相關(guān)的問題與風(fēng)險(xiǎn)及其解決方法，從而統(tǒng)一有序地管理所有問題與風(fēng)險(xiǎn)，提高項(xiàng)目的成功率。

如果8MSaaS PM等項(xiàng)目管理工具使用得當(dāng)，能在項(xiàng)目管理過程中發(fā)揮至關(guān)重要的作用，因?yàn)樗梢詿o縫連接不同的團(tuán)隊(duì)和利害關(guān)系人，促進(jìn)基于事實(shí)的工作方式。

當(dāng)項(xiàng)目規(guī)模擴(kuò)大、復(fù)雜程度提高時(shí)，8MSaaS PM管理數(shù)據(jù)真實(shí)性及完整性的獨(dú)特優(yōu)勢，再加上它的實(shí)時(shí)責(zé)任跟蹤能力，能產(chǎn)生“十目所視，十手所指”的作用，8MSaaS項(xiàng)目管理信息的高度可靠性使人們保持誠實(shí)，從而讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)能更科學(xué)更安全地完成項(xiàng)目。獲取更多建設(shè)項(xiàng)目管理的解決方案，請(qǐng)與我們聯(lián)系吧。