8MSaaS：現(xiàn)代企業(yè)的招采挑戰(zhàn)及解決方法

招采正日益成為企業(yè)降低成本和提高效率的戰(zhàn)略性職能。在招采過程中，負(fù)責(zé)合同管理、風(fēng)險(xiǎn)緩解和供應(yīng)商關(guān)系管理的招采部門每天都要面臨各種各樣的挑戰(zhàn)。本文將聚焦招采團(tuán)隊(duì)面臨的主要挑戰(zhàn)以及如何通過優(yōu)化招采流程克服這些挑戰(zhàn)的方法。


企業(yè)在實(shí)施招采過程中遇到的主要挑戰(zhàn)及解決方法：

1、 供應(yīng)鏈透明度不夠

供應(yīng)鏈可見性是達(dá)到法規(guī)要求和降低風(fēng)險(xiǎn)的重要工具。根據(jù)德勤（Deloitte）的全球CPO調(diào)查報(bào)告顯示，65%的招采專業(yè)人員看不到一線供應(yīng)商以外的內(nèi)容。利用技術(shù)可以幫助招采人員提高交付價(jià)值、降低成本，同時(shí)實(shí)現(xiàn)可視化的供應(yīng)鏈管理。

企業(yè)可使用電子招采系統(tǒng)，如8MSaaS SPM，建立科學(xué)高效的供應(yīng)商選擇與管理體系，提高整個(gè)供應(yīng)鏈的可見性。系統(tǒng)實(shí)時(shí)更新供應(yīng)鏈情況，在需要重新訂貨或貨物嚴(yán)重短缺的緊急情況下，相關(guān)工作流會(huì)自動(dòng)添加。成功的供應(yīng)商合同都是用經(jīng)過法律審查的樣板文件條款創(chuàng)建的，使審查和批準(zhǔn)變得容易。

2、 風(fēng)險(xiǎn)管理不足

招采流程面臨的供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)包括管理獨(dú)家供應(yīng)商合同、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)（產(chǎn)品可用性、價(jià)格波動(dòng)性）、潛在欺詐（盜竊或發(fā)票欺詐）、成本、質(zhì)量、交付風(fēng)險(xiǎn)、異常支出，以及處理合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，比如政策依從性、反腐敗問題。

招采人員必須找出最佳供應(yīng)商，確保穩(wěn)定且高質(zhì)量地交付商品與服務(wù)，還必須持續(xù)監(jiān)控供應(yīng)商，確保所有交付需求和交付標(biāo)準(zhǔn)得到滿足。風(fēng)險(xiǎn)緩解是招采職能中的關(guān)鍵問題，常常受到忽視，所有這些風(fēng)險(xiǎn)對(duì)盈虧底線產(chǎn)生重大影響。

通過集中、高效、透明的數(shù)據(jù)和供應(yīng)商管理，這些風(fēng)險(xiǎn)能夠得到最好地控制。8MSaaS SPM支持職責(zé)分離及電子留痕，并提供欺詐偵查功能，幫助企業(yè)追蹤采購過程中是否有潛在的欺詐成分，減少相關(guān)負(fù)責(zé)人在詢價(jià)、招標(biāo)過程中的不誠(chéng)實(shí)操作的機(jī)率。系統(tǒng)的防欺詐防腐敗機(jī)制有效幫助招采部門降低風(fēng)險(xiǎn)，縮短處理時(shí)間，簡(jiǎn)化招采到付款的周期，以及更好地管理供應(yīng)商關(guān)系。

3、 支出不受控制

支出不受控制是招采人員面臨的最嚴(yán)峻挑戰(zhàn)之一。意外訂單、緊急訂單、在公司既定招采程序外（從銷售額外物品的供應(yīng)商處）開展的招采都屬于引發(fā)收入和控制損失的間接支出。采購的這些商品不能隨時(shí)記入財(cái)務(wù)記錄和存貨記錄，使得招采策略、部門預(yù)算、存貨管理和財(cái)務(wù)審計(jì)復(fù)雜化。

根據(jù)相關(guān)報(bào)告顯示，39%的企業(yè)認(rèn)為加強(qiáng)間接支出控制非常重要。發(fā)揮企業(yè)支出控制的唯一方法是借助數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)可見性。對(duì)企業(yè)來說，獲取供應(yīng)鏈的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)非常重要。

為確保所有支出類別得到盡可能有效的管理，支出管理自動(dòng)化是招采部門能夠采取的最佳措施。8MSaaS SPM采購管理系統(tǒng)支持端到端招采到付款解決方案，有助于招采專業(yè)人士控制間接支出。系統(tǒng)能夠追蹤復(fù)雜的定價(jià)體系，并準(zhǔn)確顯示不必要支出發(fā)生在哪里。由于所有交易都在同一個(gè)系統(tǒng)中進(jìn)行，使跟蹤和確保員工遵守企業(yè)招采策略成為可能。


4、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確

在招采流程走向自動(dòng)化的過程中，需要許多獨(dú)立平臺(tái)和程序來管理這個(gè)過程，但這些程序沒有相互關(guān)聯(lián)，因此數(shù)據(jù)輸入大多需要手工完成，這就容易導(dǎo)致人為錯(cuò)誤。由于數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確且不可靠，企業(yè)無法做出合理的招采決策，這可能導(dǎo)致庫存過多、庫存短缺、審批工作流停滯不前，或帶來其他可能直接影響企業(yè)盈虧的招采問題。

8MSaaS SPM可實(shí)時(shí)儲(chǔ)存、快速更新企業(yè)的采購數(shù)據(jù)信息，并通過智能分析機(jī)制及統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，保證所有數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)精準(zhǔn)傳遞，使數(shù)據(jù)保持精細(xì)化、真實(shí)性及一致性。另外，企業(yè)通過8MSaaS SPM能夠?qū)崟r(shí)打通企業(yè)客戶、項(xiàng)目、供應(yīng)商及采購相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，確保各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)連通性，實(shí)現(xiàn)多方業(yè)務(wù)直通，一個(gè)系統(tǒng)即可處理多方業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)問題。

5、供應(yīng)商不遵守合同

招采的另一個(gè)挑戰(zhàn)是供應(yīng)商遵守合同。企業(yè)有這么多不同的供應(yīng)商，很難核查供應(yīng)商是否正在履行他們的義務(wù)。8MSaaS SPM幫助企業(yè)制定關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，記錄供應(yīng)商的績(jī)效細(xì)節(jié)，方便核查供應(yīng)商是否達(dá)到預(yù)期，以及是否符合合同條款。

在8MSaaS SPM的招采模塊中，自動(dòng)跟蹤所有與供應(yīng)商的關(guān)鍵溝通和承諾記錄，供應(yīng)商、供應(yīng)商合同和條款的基本信息顯示得明明白白，方便企業(yè)跟蹤從訂貨到驗(yàn)收付款的整個(gè)過程。通過建立基于KPI結(jié)果的獎(jiǎng)懲機(jī)制，加強(qiáng)企業(yè)及其供應(yīng)商的承諾意識(shí)等等，通過企業(yè)整體供應(yīng)鏈優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)成本效益最大化。

結(jié) 語

招采部門可以借助正確的工具和技術(shù)克服最嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。招采流程自動(dòng)化將招采人員從低價(jià)值的任務(wù)中解放出來，讓他們能夠?qū)Ｗ⒂趹?zhàn)略問題。有了8MSaaS SPM，使招采流程自動(dòng)化，手動(dòng)流程將遭到淘汰，人為錯(cuò)誤將大大減少，整體招采效率得到提升。企業(yè)能夠確保招采部門創(chuàng)造強(qiáng)大價(jià)值，現(xiàn)在就來申請(qǐng)8MSaaS SPM招采系統(tǒng)免費(fèi)試用吧！