項(xiàng)目需求管理需要注意哪些問題？

任何項(xiàng)目的起點(diǎn)，都是基于需求管理。需求的有效表達(dá)、科學(xué)合理的管理計(jì)劃，是確保項(xiàng)目最終成功的關(guān)鍵。

就項(xiàng)目而言，通常情況下，項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員將各項(xiàng)計(jì)劃落實(shí)，開始執(zhí)行后，每個(gè)變動(dòng)都會(huì)牽一發(fā)而動(dòng)全身。

與此同時(shí)，由于項(xiàng)目本身具有不確定性的特點(diǎn)，項(xiàng)目的需求變更更是在項(xiàng)目管理過程中被談?wù)撟疃嗟摹?由于整個(gè)閉環(huán)鏈條上的每個(gè)角色對(duì)項(xiàng)目輸出的成果都是不可逆的，一旦決策，項(xiàng)目實(shí)施就會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的后果，尤其是到了項(xiàng)目實(shí)施的中后期，需求變更所帶來的影響將顯著提高。

據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，因需求管理沒做好而導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的占比居多。下面8MSaaS針對(duì)項(xiàng)目需求管理，談?wù)勑枰P(guān)注的重點(diǎn)。

1、明確項(xiàng)目范圍

項(xiàng)目啟動(dòng)前一定要有清晰的目標(biāo)、準(zhǔn)確的方向。

合同中規(guī)定的內(nèi)容經(jīng)常都是模糊不清的，需求不明確，或者只有幾行說明。項(xiàng)目經(jīng)理要有把撐好項(xiàng)目范圍的能力，盡量把項(xiàng)目需求讓所有項(xiàng)目干系人（范圍相關(guān)的所有人）清楚，尤其要得到客戶的認(rèn)可，必要時(shí)要讓用戶確認(rèn)。

2、了解需求背后的目的

項(xiàng)目參與者往往對(duì)客戶業(yè)務(wù)不一定了解，如果沒有了解客戶真正想要的需求，往往會(huì)導(dǎo)致后期無休止的變更。

對(duì)于客戶每提出的新需求，我們盡量多了解他的目的是什么，多問多想。有時(shí)候客戶不是需要一臺(tái)打孔機(jī)，而是墻上有一個(gè)洞。當(dāng)我們知道客戶的終極目標(biāo)時(shí)，我們就可以主導(dǎo)客戶需求。

了解客戶提出需求的目的也有利于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)需求有更好的把握，減少項(xiàng)目需求偏差的發(fā)生。

3、需求與理解一致

需求來自各個(gè)方面，比如來自客戶、合作伙伴、最終用戶等，需求在每個(gè)人的信息傳遞過程中可能會(huì)出現(xiàn)損耗和變形。

項(xiàng)目經(jīng)理要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行跟進(jìn)和監(jiān)控，在項(xiàng)目各個(gè)階段都讓所有相關(guān)人正確了解和把握需求，盡量不要出現(xiàn)理解偏差。

4、讓客戶參與到項(xiàng)目各個(gè)階段

項(xiàng)目經(jīng)理要拉著客戶參與到項(xiàng)目的每個(gè)階段，并隨時(shí)讓客戶了解和提出真實(shí)想法。這樣就不會(huì)導(dǎo)致在項(xiàng)目收尾階段客戶才提出各種需求，變被動(dòng)為主動(dòng)。

尤其是需求分析階段，當(dāng)整理完需求文檔時(shí)，一定要與客戶一起評(píng)估，讓客戶對(duì)需求進(jìn)行確認(rèn)，最好能簽字確認(rèn)，以避免需求理解不一致，需求范圍不確定等問題。


當(dāng)需求發(fā)生變更時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要及時(shí)與客戶一起評(píng)審需求，驗(yàn)證其可行性及影響范圍，讓客戶清楚需求變更帶來的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，共同協(xié)商應(yīng)對(duì)。

5、使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)

隨著項(xiàng)目管理系統(tǒng)的逐漸成熟，越來越多企業(yè)開始利用項(xiàng)目管理系統(tǒng)進(jìn)行項(xiàng)目需求管理。借助項(xiàng)目管理系統(tǒng)，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)可以與需求用戶方進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通，記錄整個(gè)需求管理過程。在需求變更管理中，項(xiàng)目管理系統(tǒng)更具優(yōu)勢(shì)。

8MSaaS PM項(xiàng)目管理系統(tǒng)能靈活定義需求流程、便捷記錄需求，有效管理需求的評(píng)審與驗(yàn)收來促進(jìn)需求溝通，適用于各類型項(xiàng)目管理，包括業(yè)務(wù)型項(xiàng)目，研發(fā)/技術(shù)型項(xiàng)目，多項(xiàng)目/項(xiàng)目組合等。

在8MSaaS PM，需求管理作為項(xiàng)目管理過程中的一個(gè)環(huán)節(jié)，它與其他項(xiàng)目管理過程不脫節(jié)，所有的需求都會(huì)與對(duì)應(yīng)的活動(dòng)相關(guān)聯(lián)，各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)互相連通，保證信息流轉(zhuǎn)準(zhǔn)確無障礙。


8MSaaS PM可讓項(xiàng)目成員清晰地看到每個(gè)需求變更對(duì)哪些項(xiàng)目活動(dòng)產(chǎn)生影響以及如何產(chǎn)生影響，幫助項(xiàng)目經(jīng)理作出更明智的決策。所有利益相關(guān)者能在系統(tǒng)內(nèi)查看項(xiàng)目的所有需求，盡早發(fā)現(xiàn)差異以采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。

對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)度的高效管理，8MSaaS PM也有辦法。系統(tǒng)自動(dòng)跟蹤每個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)與可交付成果的時(shí)間與進(jìn)度。逾期活動(dòng)自動(dòng)亮紅燈，并且系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將預(yù)警信息發(fā)送給所有受影響的相關(guān)人員。

此外，8MSaaS PM支持外部用戶（客戶，合作伙伴，供應(yīng)商）和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員都作為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員參與到項(xiàng)目當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)高效的協(xié)作與溝通。

需求管理對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)非常重要且有意義，面對(duì)存在變動(dòng)且需要多人決策需求變更，選擇一款合適的項(xiàng)目管理工具，控制好每個(gè)需求，大幅度縮小需求變更時(shí)間，令項(xiàng)目走向成功?？靵砩暾?qǐng)8MSaaS PM項(xiàng)目管理系統(tǒng)免費(fèi)試用吧！