8MSaaS：項目管理的12個步驟，讓你輕松管理項目

沒有任何一個項目能輕而易舉成功。當你接到任務要求負責一個項目時，可以根據(jù)下列12個步驟開始管理你的項目，為整個項目全程保駕護航。

規(guī)劃項目的步驟
 
1、確定項目范圍
 
在任何項目中，第一個也是最重要的步驟是確定項目的范圍。你應該實現(xiàn)什么或創(chuàng)造什么？項目的目標是什么？同樣重要的是確定項目范圍不包含什么。如果你無法從領導那里獲得充分的定義，你就要自己弄清楚項目范圍，然后跟領導確認。
 
舉個例子，籌備婚宴時，你可以將其視作你的范圍：在某個特定日期之前籌備百名賓客參與的婚宴，包括晚餐、開放式酒吧、結婚蛋糕、為了方便跳舞的現(xiàn)場樂隊，費用不超過2萬美元。
 
2、確定項目所需的和可用的資源
 
你有哪些人員、設備和資金可以幫助實現(xiàn)項目目標？作為項目經(jīng)理，你一般不會直接控制這些資源，但必須通過矩陣管理來管理資源。
 
矩陣管理是指在公司內(nèi)部利用已確定的層次結構來完成你需要完成的工作。假設Joe為你的項目工作，也為他的部門工作，他就得聽兩個領導的。作為項目經(jīng)理，試著與項目參與人的上司以及你所借設備的所有者保持聯(lián)系，這樣你就可以解決沖突。
 
3、了解項目時間軸
 
項目什么時候必須完成？當你制定項目計劃時，在如何利用項目過程的時間方面，你或許會有一些靈活性，但項目最后期限通常是固定的。如果你決定利用加班時間來完成計劃，那么你必須將其與預算的限制進行權衡。
 
4、 詳細列舉工作
 
完成項目必須創(chuàng)建的主要部分或組件是什么？例如，一個婚宴需要高水平的接待廳、食物、飲料、蛋糕，客人和娛樂。當然，每一個較大的項目都能分解成許多附加項目。這是下一步。
 
在上面的婚宴例子中，你可能有一個團隊或個人負責不同的部分。與你的團隊成員合作，詳細說明完成每個主要項目的必要細節(jié)。
 
負責食品的人必須了解選項和成本限制，必須做出有利于實現(xiàn)范圍的選擇。列出每個較大步驟中較小的步驟。詳細描述步驟時，你需要深入多少層將取決于項目的大小及復雜性。
 
5、制定初步計劃
 
把所有步驟組合成一個計劃。完成此步一個比較好的方法是，利用優(yōu)先表來標識哪些事項必須優(yōu)先于其他事項。正式的項目管理實踐要求開發(fā)所謂的網(wǎng)絡圖并確定關鍵路徑。雖然這可能超出了你的需求或知識水平，但核心內(nèi)容是按照正確的順序安排活動，然后為活動分配資源。
 
需要問的問題有：先做什么? 下一步做什么? 哪些使用不同資源的步驟可以同時進行？每一步的執(zhí)行者是誰? 需要多長時間？有許多極好的軟件可以自動為你處理這些細節(jié)。問問處于類似職位的人，問問他們都用了什么軟件。
 
6、創(chuàng)建基線計劃
 
從團隊及其他利害關系人那里獲得初步計劃的反饋。調(diào)整時間軸和工作日程，使項目在可用時間內(nèi)完成。對初步計劃進行必要的調(diào)整，形成基線計劃。

 
管理項目的步驟
 
7、組建項目團隊
 
讓團隊成員聚在一起，并開始交談。他們都是技術專家。這就是他們的部門主管將他們分配到這個項目的原因。你的工作是管理整個團隊。
 
8、制定計劃
 
制定計劃很重要，但計劃是可以變更的。你計劃每天早上開車上班。如果一個十字路口因為交通事故塞車了，那么你改變計劃，換另一種方式上班。對項目計劃而言是同樣的道理。根據(jù)需要改變計劃，但始終記住范圍和資源。
 
隨著計劃的開展和工作的完成，你將進入監(jiān)控階段。在這個階段，你要努力控制成本、資源和質(zhì)量以及：
 
9、申請項目調(diào)整
 
項目分配的時間、金錢和人才幾乎從來不夠。你的工作是設法利用你所擁有的有限資源。不過，項目常常會受到一些不切實際的限制。你需要向你的領導提出你的意見和理由，同時要求改變這些不切實際的限制。在項目初期要求變更。不要等到遇到麻煩時才提你要變更。
 
當你開始獲取資源和采購的必要材料時，你就進入了執(zhí)行階段。在這個階段，你需要:
 
10、監(jiān)控團隊進展
 
項目開始時，你不會取得什么進展，但之后你要開始監(jiān)控每個人的工作。這會使得擔憂成為問題之前更容易被人發(fā)現(xiàn)。
 
11、記錄所有操作
 
保留記錄。每次更改基線計劃時，你都要記下變動的地方以及必須變動的原因。每次給項目添加新需求時，你都要記下需求來自何處以及時間軸或預算是如何就需求做出調(diào)整的。你不可能記住所有事，所以把它們記下下來，這樣你就可以在項目審查結束時查看它們并從中學習。
 
12、告知所有干系人
 
始終讓項目利害關系人了解項目進展。每完成一個里程碑，就讓他們知道你取得的成功。當問題出現(xiàn)時，你也要及時告知他們。
 
同時，讓你的團隊了解情況。如果正在考慮變更，請盡可能提前告知團隊成員。確保團隊中每個人都知道其他人正在做什么。

額外幫助

項目管理的難處在于不可靠的項目管理信息以及由此產(chǎn)生的不誠實行為或信息。

在項目執(zhí)行過程中，單純的信息記錄工具并沒有檢測謊言的邏輯能力，只能信任用戶輸入的內(nèi)容。

因此，為了項目順利如期落地，相比單純的信息記錄工具記錄項目信息，實時和隨時掌握項目真實情況并及時知道偏差的項目管理工具8MSaaS PM項目管理軟件能夠給出更可靠的解決方案。

管理的本質(zhì)是使人們保持誠實，而8MSaaS PM則能保持項目管理信息的高度可靠。

8MSaaS 的工作分解結構（WBS）可實時審計追蹤（區(qū)塊鏈）每個項目活動或可交付成果。它還能向每個項目成員顯示唯一的、一致的、實時精準的項目計劃與執(zhí)行合二為一的信息視圖，從而能完全消除由多個版本的真相而造成的誤解。

實時和透明的信息使人們更容易發(fā)現(xiàn)問題，找到問題的原因及確定問題的責任人。信息實時準確地呈現(xiàn)給企業(yè)所有利益相關者，人們將會更加認真負責，提高項目成功率。

正因為這樣，8MSaaS PM項目管理軟件不僅可應用于任何小型項目、分布式項目管理（如團隊分散在不同地區(qū)及時區(qū)），也非常適用于大型項目管理以及多項目管理。

沒有任何一個項目能輕而易舉的成功，但你可以通過項目管理工具去爭取更大的成功率。想實現(xiàn)項目進度、成本、資源、績效、風險等的有效跟進，想提升企業(yè)項目管控的能力，馬上申請8MSaaS PM免費試用吧！