8MSaaS：改善現(xiàn)代招采流程需要優(yōu)先考慮什么？

招采是每個(gè)企業(yè)的核心運(yùn)營(yíng)職能，如果企業(yè)沒(méi)能力獲取必要的材料和外包所需要的服務(wù)，它就無(wú)法生產(chǎn)產(chǎn)品和（或）提供服務(wù)。

招采流程是一個(gè)總括性術(shù)語(yǔ)，指一個(gè)機(jī)構(gòu)為獲取其運(yùn)作所需要的貨物和（或）服務(wù)而執(zhí)行的一系列流程、規(guī)則和步驟。

傳統(tǒng)招采最重要的目標(biāo)是降低成本。然而，現(xiàn)代企業(yè)的步伐已經(jīng)大大加快，今天的企業(yè)在全球范圍內(nèi)采購(gòu)材料，并在世界各地銷售產(chǎn)品。這迫使招采成為可衡量的數(shù)字化職能，與企業(yè)整體發(fā)展的優(yōu)先順序保持一致。

由此帶來(lái)的招采職能戰(zhàn)略性提高，大大擴(kuò)大了企業(yè)的優(yōu)先事項(xiàng)。如今，招采經(jīng)理必須關(guān)注的遠(yuǎn)不止成本控制。

招采流程的優(yōu)先步驟因企業(yè)機(jī)構(gòu)的不同而有所不同。對(duì)于大型制造商來(lái)說(shuō)，管理供應(yīng)商可能非常重要，但對(duì)于小型SaaS產(chǎn)品公司來(lái)說(shuō)則不重要。


以下是改善招采流程，招采經(jīng)理需要優(yōu)先考慮的3個(gè)方面：

1、供應(yīng)商關(guān)系-真正的合作伙伴關(guān)系

按時(shí)交付高質(zhì)量產(chǎn)品的可靠供應(yīng)商至關(guān)重要。否則，項(xiàng)目停滯不前，產(chǎn)品發(fā)布延遲，客戶失望而歸。錯(cuò)過(guò)時(shí)間線往往會(huì)讓投資者懲罰上市公司的股價(jià)。

因此，許多企業(yè)采取了加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系質(zhì)量的措施。

根據(jù)一項(xiàng)保險(xiǎn)研究，大企業(yè)有85%的機(jī)會(huì)在未來(lái)12個(gè)月內(nèi)發(fā)生至少一次供應(yīng)中斷。即便是技術(shù)先進(jìn)的企業(yè)，供應(yīng)鏈問(wèn)題也會(huì)阻礙增長(zhǎng)。

全球化將供應(yīng)鏈擴(kuò)展到各大洲，供應(yīng)商關(guān)系管理已經(jīng)成為改善招采流程的首要任務(wù)。

2、業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化-數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)

自動(dòng)化流程生成數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)。

采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)訂單、發(fā)票審批都是簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)流程，屬于招采范疇。通常情況下，這些流程手動(dòng)完成，并基于電子郵件發(fā)送Excel文檔。

電子郵件有許多問(wèn)題，影響你的工作效率。然而，危害更為嚴(yán)重的是，電子郵件會(huì)鎖住你的專有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

這些數(shù)據(jù)位于文檔管理系統(tǒng)或文件夾中。你無(wú)法分析數(shù)據(jù)——當(dāng)然不能實(shí)時(shí)分析——或者構(gòu)建可以從中學(xué)習(xí)并優(yōu)化操作的模型。

如果沒(méi)有數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，像人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)這樣的技術(shù)只會(huì)是個(gè)遙遠(yuǎn)的夢(mèng)想。根據(jù)美國(guó)咨詢公司高德納（Gartner）的研究，數(shù)據(jù)分析技術(shù)未能充分利用和數(shù)據(jù)未能快速可視化是中等規(guī)模機(jī)構(gòu)的招采團(tuán)隊(duì)所面臨的最大挑戰(zhàn)，甚至是大機(jī)構(gòu)的重大挑戰(zhàn)。

機(jī)構(gòu)正迅速走向數(shù)字化并受到數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)，招采也不例外。這些流程的自動(dòng)化以及數(shù)據(jù)的數(shù)字化已迅速成為改善招采流程最高優(yōu)先事項(xiàng)之一。

3、風(fēng)險(xiǎn)緩解

為增加利潤(rùn)，每個(gè)企業(yè)都希望以盡可能低的成本，在盡可能短的時(shí)間內(nèi)，按盡可能優(yōu)惠的支付條款購(gòu)買商品和服務(wù)。

根據(jù)高德納的研究，供應(yīng)鏈中未知/無(wú)形的風(fēng)險(xiǎn)（如新冠肺炎疫情）是影響大中型機(jī)構(gòu)招采專業(yè)人員的主要挑戰(zhàn)。

鑒于這些固有風(fēng)險(xiǎn)，擁有一個(gè)全面積極的風(fēng)險(xiǎn)管理方法對(duì)招采來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。有效的風(fēng)險(xiǎn)管理是一個(gè)計(jì)劃性的系統(tǒng)化過(guò)程，包括：

- 識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)
- 評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響
- 應(yīng)對(duì)和控制風(fēng)險(xiǎn)
- 持續(xù)監(jiān)控以識(shí)別新風(fēng)險(xiǎn)

此外，隨著招采流程數(shù)字化程度的增加，網(wǎng)絡(luò)安全的風(fēng)險(xiǎn)也相應(yīng)增加。這不是招采特有的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)樽詣?dòng)化已經(jīng)滲透到企業(yè)的方方面面。

結(jié) 論

曾經(jīng)，招采的目標(biāo)非常簡(jiǎn)單——高度重視成本控制。但是，受到全球化、社會(huì)責(zé)任、數(shù)字化和人才短缺的影響，企業(yè)復(fù)雜性迅速增加，招采的目標(biāo)也隨之發(fā)生改變，企業(yè)需優(yōu)化招采流程，以保持市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

企業(yè)考慮招采優(yōu)先順序時(shí)，需要考慮損益表底線之外的東西，考慮這些新因素是如何相互作用進(jìn)而影響優(yōu)先順序的。

業(yè)務(wù)型招采流程是典型企業(yè)中最常見的日?；顒?dòng)之一。為了提高效率，為了給依賴數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)的未來(lái)技術(shù)打好基礎(chǔ)，招采流程自動(dòng)化必不可少。


8MSaaS SPM招標(biāo)采購(gòu)管理軟件基于十多年的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，將過(guò)往繁瑣的人手工序及紙本流程轉(zhuǎn)化為自動(dòng)化并可審計(jì)的招采管理平臺(tái)，深得一眾國(guó)內(nèi)外企業(yè)用戶的信賴。

8MSaaS SPM招標(biāo)采購(gòu)管理軟件可一站式管理采購(gòu)全過(guò)程，包括采購(gòu)申請(qǐng)、審批、訂單、合同、驗(yàn)收入庫(kù)等，通過(guò)職責(zé)分離及電子留痕，將采購(gòu)?fù)该骰?，有效降低采?gòu)成本和風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)提高采購(gòu)管理效率。

1、采購(gòu)需求及申請(qǐng)

8MSaaS SPM通過(guò)簡(jiǎn)化招采流程及電子化，讓采購(gòu)更快更好，不受時(shí)間或地域限制。

當(dāng)在8MSaaS SPM提交采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，即可看到物資的庫(kù)存情況，這就保證了大部分所采購(gòu)物資的數(shù)量不會(huì)與實(shí)際需要的采購(gòu)量發(fā)生重大偏離。

8Manage SPM還能從客戶需求的源頭控制企業(yè)的采購(gòu)需求與計(jì)劃，每一個(gè)采購(gòu)需求量都有據(jù)可依，減少不合規(guī)的多采購(gòu)或少采購(gòu)的情況。

如果采購(gòu)產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)化程度高，我們可以適當(dāng)拔高預(yù)測(cè)量，降低短缺風(fēng)險(xiǎn)，如有過(guò)剩，供應(yīng)商還可以通過(guò)別的方式來(lái)消化庫(kù)存。

2、電子招標(biāo)

從資格預(yù)審問(wèn)卷和招標(biāo)，到評(píng)標(biāo)、協(xié)商和授標(biāo)，8MSaaS SPM通過(guò)流程自動(dòng)化極大提高了效率。

有了8MSaaS SPM招采管理軟件，邀請(qǐng)更多潛在投標(biāo)人變得更容易，運(yùn)行諸如方向拍賣之類的協(xié)商模型更容易，這樣就能在最佳服務(wù)報(bào)價(jià)的背景下實(shí)現(xiàn)最佳定價(jià)。

每次招標(biāo)時(shí)選擇不同的招標(biāo)類型，8MSaaS SPM會(huì)自動(dòng)帶出后臺(tái)設(shè)定好的規(guī)則，也會(huì)自動(dòng)預(yù)選出此次招標(biāo)所匹配的供應(yīng)商，這樣可以減少人為的操作，提高人員的效率和準(zhǔn)確性。

3、采購(gòu)合同

當(dāng)最終選標(biāo)確定，8MSaaS SPM的電子招標(biāo)可直接自動(dòng)生成電子采購(gòu)合同。

采購(gòu)合同基本設(shè)置完成后，供應(yīng)商即可開始按照采購(gòu)合同設(shè)定的可交付成果里程碑提交可交付成果，系統(tǒng)接收到可交付成果會(huì)自動(dòng)觸發(fā)審批及驗(yàn)收流程。

并且，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)預(yù)設(shè)的條件實(shí)時(shí)自動(dòng)地采集和計(jì)算電子服務(wù)水平協(xié)議的結(jié)果。所有數(shù)據(jù)自動(dòng)獲取，實(shí)時(shí)準(zhǔn)確。

4、供應(yīng)商管理

企業(yè)要降低質(zhì)量、交期、價(jià)格、售后服務(wù)、財(cái)務(wù)等方面的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，最關(guān)鍵的是與供應(yīng)商建立并保持良好的合作關(guān)系。

8MSaaS SPM能從多維度綜合評(píng)估供應(yīng)商的品質(zhì)。除了產(chǎn)品報(bào)價(jià)，還對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行細(xì)分、資格評(píng)審、準(zhǔn)入、分級(jí)管理，從源頭上篩選出優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。

同時(shí)圍繞遲交率、拒收率、服務(wù)投訴、價(jià)格偏離、中標(biāo)情況等指標(biāo)，從交付、質(zhì)量等方面幫助企業(yè)統(tǒng)計(jì)供應(yīng)商績(jī)效，多維度地管理和改進(jìn)供應(yīng)商交付情況。

系統(tǒng)不僅會(huì)準(zhǔn)確追蹤記錄企業(yè)與供應(yīng)商每次交易的客觀數(shù)據(jù)，還會(huì)結(jié)合接收供應(yīng)商產(chǎn)品與服務(wù)的用戶對(duì)他們的主觀績(jī)效評(píng)估，真正挖掘和保留優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。

想要改善現(xiàn)代招采流程，如果沒(méi)有技術(shù)支持，難以實(shí)現(xiàn)。8MSaaS SPM招采管理軟件作為新時(shí)代的服務(wù)手段和工具，在提升企業(yè)采購(gòu)能力、發(fā)揮運(yùn)營(yíng)效率、節(jié)約采購(gòu)成本、打破信息盲區(qū)、開展實(shí)時(shí)監(jiān)督、防止采購(gòu)腐敗等方面均能發(fā)揮積極作用，滿足不同企業(yè)對(duì)招采優(yōu)先事項(xiàng)的需求。現(xiàn)在申請(qǐng)8MSaaS SPM免費(fèi)試用，為你的企業(yè)提升招采職能，實(shí)現(xiàn)招采自動(dòng)化！