8MSaaS SPM：你的招采系統(tǒng)過時了嗎？

在當今快節(jié)奏的商業(yè)世界，發(fā)展較慢的公司根本無法長期進行有效競爭。作為公司管理層，如果你正在為公司的采購成本控制而苦惱，很想知道公司為何要花這么長時間進行采購，那么你應(yīng)該想想，你們公司的招采系統(tǒng)上一次升級是什么時候。

大多數(shù)情況下，公司行動遲緩、招采效率低是因為依賴過時的招采流程和系統(tǒng)，這在激烈的市場競爭中沒有什么優(yōu)勢。如果企業(yè)長時間按照舊有的方式及固定的流程進行招采，那么幾乎可以肯定，你們正在輸給已經(jīng)實現(xiàn)招采現(xiàn)代化的競爭對手。為此，我們來看看幾種典型且過時的招采流程和系統(tǒng)，如果你們的企業(yè)正在使用其中一個，那么是時候考慮全面升級招采流程了。


1、 基于紙張的招采流程

多年來，許多企業(yè)習(xí)慣使用紙張管理招采，但通過這種方式難以全面掌握招采流程，還會出現(xiàn)很多問題。首先，基于紙張的招采流程容易出現(xiàn)人為錯誤，例如，員工可能會以錯誤的信息填寫表單；重要文件可能會因亂放而找不到，不得不花大量時間追蹤文件；紙張式的采購資料無法得到很好的匯總和數(shù)據(jù)分析。另外，采用基于紙張的招采流程，還會造成許多看不見的浪費，包括失常的支出和欺詐，導(dǎo)致成本增加。

2、用電子表格管理招采

由于使用基于紙張的招采管理方式存在的各種弊端，許多企業(yè)紛紛轉(zhuǎn)向基于電子表格的招采管理系統(tǒng)。雖然電子表格比紙張?zhí)幚矸奖悖?，電子表格仍然無法處理招采的很多關(guān)鍵問題，包括異常支出、程序效率低下、欺詐、成本效益等等。

而且，招采中的每一項支出，哪怕是常規(guī)支出，都需要經(jīng)過多個人簽字審核。招采經(jīng)理需要在預(yù)計會成為常規(guī)的大額項目或首次支出上簽字，這是一回事，但多個人需要在公司每筆采購上簽字卻是另一回事，這涉及到流程與效率的問題，通過電子表格的招采方式使審批變得困難，效率低下，難以實現(xiàn)流程自動化管理。

3、使用過時的招采系統(tǒng)

如今，大多數(shù)企業(yè)還在采用過時的招采系統(tǒng)，雖然它能夠完成部分招采業(yè)務(wù)，但業(yè)務(wù)信息共享程度較弱，一些采購操作還是無法在線上完成，難以實現(xiàn)與供應(yīng)商的實時協(xié)同。過時的招采系統(tǒng)，采購控制通常是事后補救，無法在事前進行控制，難以減少不必要的損失。且過時的招采系統(tǒng)一次性資金投入較大，更新升級難。

總地來說，依靠過時的、多年來沒有更新的招采系統(tǒng)容易產(chǎn)生繁瑣的招采流程，造成采購成本增加，最終失去企業(yè)的市場競爭力。所以，企業(yè)需要養(yǎng)成定期評估招采流程的習(xí)慣，從而更進一步優(yōu)化招采流程。

改進招采系統(tǒng)的好處

雖然改變很困難，但企業(yè)從招采系統(tǒng)升級中獲得的好處遠遠超過保留過時系統(tǒng)帶來的好處。改進招采系統(tǒng)將不僅能提高企業(yè)競爭優(yōu)勢，而且還能夠獲得投資帶來的真正回報。

-減少欺詐
大多數(shù)企業(yè)在采購欺詐方面?zhèn)涫芾_，也不具備消除或減少采購欺詐的保護措施。無論是基于紙張還是依賴電子表格的舊式招采方式，都加大欺詐采購識別的難度。不過，有了新的招采系統(tǒng)，你就不用擔心未經(jīng)授權(quán)的采購會大大削減你的底線。

-減少不合規(guī)支出
對于大多數(shù)大型企業(yè)來說，不合規(guī)支出或異常支出是主要問題。超過一半的受訪員工承認，他們有過不守規(guī)矩的情況，產(chǎn)生大量不合規(guī)的支出。相關(guān)研究表明，不合規(guī)支出減少5%到10%就可以節(jié)省數(shù)百萬美元的成本。有了現(xiàn)代化招采解決方案，你們公司可以大幅減少不合規(guī)支出。

-減少浪費
根據(jù)中國光大銀行（CEB）發(fā)布的數(shù)據(jù)顯示，由于過時的招采策略和系統(tǒng)，普通大型公司每年浪費逾1400萬美元。如果你還在使用過時的招采系統(tǒng)來管理公司采購，那就是在浪費大量資金。通過可以優(yōu)化招采流程的新工具，可以有效節(jié)省這些資金。

-縮短招采時間
根據(jù)美國生產(chǎn)力和質(zhì)量中心（APQC）的相關(guān)報告顯示，速度最快的公司能在5小時或更短時間內(nèi)提交購買訂單，而速度較慢的公司則需要將近兩個工作日來完成同樣的事情。如果你的招采系統(tǒng)已經(jīng)過時，那么你們公司很有可能落后于其他競爭對手。有了現(xiàn)代化招采系統(tǒng)，企業(yè)就可以加速采購申請過程，縮短招采時間，為企業(yè)帶來更多效益。

-提高員工參與度
作為員工，如果你可以選擇，你會在那些使用過時工具和技術(shù)的地方工作嗎？一般員工會選擇在投資現(xiàn)代平臺的地方工作。將招采升級為現(xiàn)代化的方式，在提高生產(chǎn)力和參與度的同時，還能減少員工壓力。這樣的系統(tǒng)不僅使招采部門工作起來更輕松，而且有助于員工學(xué)習(xí)他們在職業(yè)生涯中使用的新技能，提高工作效率。

如何升級你的招采系統(tǒng)？

首先，你需要投資于一個現(xiàn)代化的電子招采平臺，來規(guī)范整個采購流程。比如8MSaaS SPM電子招采平臺，支持端到端多方交易的尋源、詢價、招采、交付、入庫、支付及退貨，助力企業(yè)實現(xiàn)一站式采購。系統(tǒng)通過全流程電子化，最大程度減少人為因素的影響，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息高度共享，大大增強業(yè)務(wù)可追溯性。

接下來，你需要全面改革企業(yè)招采規(guī)則和程序，確保你的采購申請方式盡可能簡化。例如，公司要求每份采購訂單上要有三個人的簽名，哪怕是常規(guī)的重復(fù)訂單，那么應(yīng)該制定新規(guī)則來簡化這類訂單。通過招采系統(tǒng)將審批人數(shù)量縮減到最少以及實現(xiàn)審批流程自動化，以便減少審批壓力，提高審批效率。

最后，如果你已經(jīng)部署了新的招采系統(tǒng)，同時更新了規(guī)則，那么需要確保招采部門所有成員都能跟上新系統(tǒng)的速度。你可以進行員工培訓(xùn)，定期收集員工反饋，了解他們對于改進招采效率的想法，并讓每位員工都熟練使用新系統(tǒng)，讓他們了解如何最大限度利用新技術(shù)來提高招采效率。

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，電子招采成為現(xiàn)代化招標采購的最佳方式，企業(yè)懂得利用新技術(shù)，積極推行電子招采系統(tǒng)的實施，才能在市場競爭中脫穎而出，占據(jù)有利地位。8MSaaS SPM在采購管理行業(yè)有著多年的業(yè)務(wù)經(jīng)驗，技術(shù)團隊能夠針對采購管理的重點流程做出相應(yīng)的管理功能和流程設(shè)計，幫助企業(yè)打造智能化招采新體系，助力企業(yè)新發(fā)展?，F(xiàn)在就來申請8MSaaS SPM電子招采系統(tǒng)免費試用吧！