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8MSaaS：如何選擇合適的小型項目管理工具？
小型項目通常是指工作量在三人至十幾人之間的項目，這類項目一般是放任自流，少有管理，通常具有投資少、人員少、時間緊、需求不明確等特點。如借助小型項目管理工具，可以節(jié)省大量時間和避免資源浪費，提高項目效率。下面介紹小型項目團隊常遇到的問題，以及項目管理工具是如何有效協(xié)助解決這些問題的，與大家一起分享交流。因資源有限，小型項目團隊很少設有專職的項目經(jīng)理控制項目進度，以至于規(guī)范的項目管理方法常常被忽視。另一方面，由于小型項目直接溝通成本較低，過多的項目管理流程反而使得項目執(zhí)行過程變得更繁瑣。
也正因為這樣，在項目管理過程中，小型項目團隊大多數(shù)會遇到以下問題：
1、項目質量、進度跟不上
小型項目執(zhí)行過程中，缺乏統(tǒng)一的項目工作流程，不知道先做什么再做什么，沒有一一個詳細的規(guī)劃，往往等事情發(fā)生了才去安排相應的工作，導致項目拖延，項目缺陷多。
2、信息流通有障礙
大部分小型項目在管理時，都是幾個人各自為政，沒有一個統(tǒng)一協(xié)作交流的平臺來互相溝通協(xié)商，并記錄成果，導致信息孤島的形成。
3、對項目進度控制不足
沒有對項目整體進度制定合理的進度計劃，對各成員的工作任務沒有及時分配，并且也無法實時跟蹤項目的實際進度執(zhí)行情況，導致進度毫無條理地進行。
4、項目文檔資料不集中
不重視項目文檔資料的整理工作，對項目過程沒有管理好，無法累計項目經(jīng)驗，也不利于以后的工作交接。
因此，小型項目迫切需要引入適度的規(guī)范管理。本文針對小型項目執(zhí)行過程中的核心管理問題，給出一些行之有效的解決方案。
1、需求管理
對于任何類型的項目，需求階段都是最重要的階段，需求管理是整個項目管理的重中之重。
需求管理通常包括兩個大方面的問題：需求收集分析與需求變更管理。
首先，對于需求收集與分析，需求不明確是最大的風險來源。因此，在需求分析階段，必須多花一些時間，站在客戶立場上設身處地考慮問題，幫助用戶將模糊的需求清晰化，將簡略的需求明細化，將混亂的需求邏輯化、條理化。
其次，任何項目都無法承受頻繁的需求變更與需求增加。除了在需求收集階段需要盡可能將需求細化外，還需要在適當階段盡量凍結需求，否則，將會為項目嚴重拖延、開支嚴重超出預算埋下地雷。在需求細化的后期階段，必須與客戶就需求凍結和后期需求增加的費用支付方式達成共識。
2、進度管理
項目進度管理，主要關注幾個方面：
任務分配、人力資源分配、時間分配要和項目進度協(xié)調；
任務分解要合理，并且盡量并行化；
對項目進度控制要盡量細致，并且在實際執(zhí)行過程中審查要嚴格;
針對項目中不容易控制的部分，如技術難點、來自于客戶的時間拖延要做好充分的準備；
要為測試、缺陷修正和預期的需求變更預留足夠的時間
3、風險管理
失去對項目風險的有效管理是導致項目失敗最主要原因之一。
哪怕是小型項目，都必須在項目的開始階段識別出項目風險并評估出排在最前面的那些風險（前五或前十）作為觀察和跟蹤的重點，并在項目進展過程中持續(xù)關注那些新出現(xiàn)的風險，提前準備應對方案。
4、團隊管理
對于項目團隊管理，要做到分工明確、因人施用。
根據(jù)團隊成員各人水平的高低，合理分配工作量，并且關注團隊內(nèi)部的交流溝通結構，避免“互相等”和“誤解”。
盡量讓每個人的工作量飽和，在項目開始以后，要盡可能保持團隊穩(wěn)定，避免人員變更給團隊帶來的協(xié)作混亂。
5、文檔管理
對于小型項目，必須有文檔要求，否則后期的經(jīng)驗積累會變得困難；其次，對文檔的要求應該適度，即夠用即可。
文檔管理以便于后續(xù)工作為目標，不做過于繁瑣的要求，不應把大量精力投入進過于繁瑣的文檔編寫。此外，還應注意文檔的版本控制。
要想方便快捷實現(xiàn)以上這些解決方案，選擇合適的小型項目管理工具是關鍵。
小型項目對軟件功能的需求比較簡單，同時還缺乏專業(yè)軟件維護人員，因此對小型項目管理者來說，簡單易用、貼合需求的項目管理軟件才是最佳選擇。
這里推薦有著十多年市場實踐經(jīng)驗的8MSaaS項目管理軟件。
8MSaaS PM為適應小型項目的實際需求，不僅支持需求動態(tài)變化的管理，也可靈活擴展以滿足傳統(tǒng)項目監(jiān)控的管理需求（如時間管理，成本管理），促進項目整體規(guī)范化運行，讓項目管理組織內(nèi)的所有工作有序協(xié)同。
8MSaaS PM項目管理軟件優(yōu)勢：
1-理清項目計劃的優(yōu)先順序，指派活動負責人并實時跟蹤項目進展
2-有效管理資源技能和資源分配，方便你隨時找到合適的項目資源
3-實時跟蹤管控項目成本預算、資金計劃等，便于你動態(tài)掌握成本
4-統(tǒng)一的協(xié)同辦公平臺，所有成員在此進行任務分配、溝通交流等
5-提供強大的機制，幫助你管理問題、跟蹤問題和系統(tǒng)地解決問題
6-提供移動App靈活管理，實現(xiàn)待辦處理、消息查看、數(shù)據(jù)分析等
綜上，小型項目管理必須結合自身的特點和目標，選擇適合自己的項目管理軟件才是最好的。對于初創(chuàng)公司和小型企業(yè)而言，盡早開始使用項目管理工具是非常重要的事?，F(xiàn)在就來申請8MSaaS PM免費試用吧！
