早知道項(xiàng)目文檔管理能這樣做，做項(xiàng)目就不用那么累了！

項(xiàng)目文件是項(xiàng)目過(guò)程中必不可少的重要元素，而許多企業(yè)卻被文檔管理困擾著。作為項(xiàng)目管理者了解項(xiàng)目進(jìn)度、存在問(wèn)題及預(yù)期目標(biāo)的管理依據(jù)，若不做好項(xiàng)目文檔管理工作，勢(shì)必造成整個(gè)項(xiàng)目管理混亂。如何做好項(xiàng)目文檔管理，是企業(yè)需要去思考解決的關(guān)鍵性問(wèn)題。

項(xiàng)目文檔管理的常見(jiàn)問(wèn)題:

1、文件資料存儲(chǔ)繁雜，分散難管理

大量的項(xiàng)目文檔，要么存儲(chǔ)在不同人員的不同電腦里，要么存儲(chǔ)在服務(wù)器中各個(gè)人員“任性”創(chuàng)建的文件夾里，缺乏統(tǒng)一存儲(chǔ)和分類，存在丟失、損壞的隱患。

2、信息傳達(dá)不對(duì)稱、協(xié)同辦公不暢通

項(xiàng)目人員眾多，辦公地點(diǎn)分散，文件存儲(chǔ)方式繁多，涉及各個(gè)辦公人員之間的協(xié)作，信息獲取較為不便，無(wú)法實(shí)現(xiàn)協(xié)同高效辦公，導(dǎo)致項(xiàng)目推進(jìn)遇阻，影響項(xiàng)目進(jìn)度。

3、流程審批過(guò)程繁瑣

使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)流程，或者PC端線上審批流程，審批節(jié)點(diǎn)冗長(zhǎng)而繁復(fù)，完成一個(gè)流程的審批需花費(fèi)大量時(shí)間，未能及時(shí)獲得審批信息，導(dǎo)致延誤工期，造成損失。

4、文件修改多次，無(wú)法辨別正確版本

文件進(jìn)行校閱、修改后，文件版本混亂，無(wú)法區(qū)分最新版本，一旦看錯(cuò)文件，可能會(huì)給項(xiàng)目帶來(lái)不可挽回的損失。

5、重要文件被修改，責(zé)任追不到人

為什么文件會(huì)被不知名的人員修改？為什么被改之后卻找不到責(zé)任人？缺乏文檔權(quán)限管理，讓文檔失去安全保護(hù)；而沒(méi)有文檔操作記錄，又無(wú)法追究到責(zé)任人。

作為一個(gè)項(xiàng)目的管理者，當(dāng)遇到上述經(jīng)歷時(shí)，有效地項(xiàng)目文檔管理就是解決上述問(wèn)題的最佳方案。項(xiàng)目文檔管理在一個(gè)項(xiàng)目中具備非常多的價(jià)值，包括有：
 
1、知識(shí)沉淀

避免員工離職，項(xiàng)目進(jìn)度受影響；信息的傳遞，可為后期的項(xiàng)目決策提供借鑒。
 
2、成果驗(yàn)收

項(xiàng)目文檔作為項(xiàng)目交付物，是項(xiàng)目驗(yàn)收的依據(jù)，形成閉環(huán)。特別是研發(fā)類項(xiàng)目，最后的交付物一般為設(shè)計(jì)圖紙等文檔。
 
3、質(zhì)量控制

特別是在高端制造行業(yè)，對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量的要求比較嚴(yán)格，需要通過(guò)項(xiàng)目文檔控制任務(wù)完成。
 
4、知識(shí)安全

保護(hù)文檔隱私，避免信息泄露。比如，在軍工行業(yè)，對(duì)重要的項(xiàng)目文檔需要進(jìn)行加密設(shè)置，對(duì)權(quán)限的設(shè)置更加嚴(yán)格。

在項(xiàng)目中由于文檔管理的疏忽所帶來(lái)的問(wèn)題是極其普遍的。那么，如何做好項(xiàng)目文檔管理工作，使其給項(xiàng)目帶來(lái)價(jià)值？

8MSaaS PM線上項(xiàng)目管理軟件內(nèi)置有電子文檔管理系統(tǒng)，支持瀏覽各種不同類型的文檔如 CAD、CAM 等。此電子文檔管理系統(tǒng)支持文檔的檢入與檢出管理、版本控制、全文檢索與知識(shí)管理，再也不用擔(dān)心項(xiàng)目文檔管理混亂。幫助項(xiàng)目管理者有效管理項(xiàng)目文檔，輕松解決項(xiàng)目文檔管理難的問(wèn)題。


8MSaaS PM線上項(xiàng)目管理軟件項(xiàng)目文檔管理模塊價(jià)值：

1、統(tǒng)一云端存儲(chǔ)文件，保證數(shù)據(jù)安全

8MSaaS PM可統(tǒng)一集中存儲(chǔ)項(xiàng)目中的CAD圖紙、合同、資質(zhì)等重要文件，同時(shí)支持?jǐn)?shù)據(jù)的還原與備份，永不丟失數(shù)據(jù)，充分保證文件的存儲(chǔ)安全。

2、通過(guò)文檔權(quán)限來(lái)掌控文件安全

權(quán)限管理可以讓文檔安全多一層保護(hù)。

8MSaaS PM的文檔庫(kù)功能提供十分細(xì)致、靈活的權(quán)限控制。項(xiàng)目文檔庫(kù)的負(fù)責(zé)人能全面掌握誰(shuí)能訪問(wèn)文檔庫(kù)、授予哪一類訪問(wèn)權(quán)限、每個(gè)子目錄/文檔可以對(duì)誰(shuí)開(kāi)放。

3、超強(qiáng)審批流，實(shí)時(shí)消息提醒項(xiàng)目信息

通過(guò)在8MSaaS PM項(xiàng)目管理軟件內(nèi)預(yù)設(shè)和創(chuàng)建流程規(guī)則，能夠?qū)崿F(xiàn)快速審批流程。

系統(tǒng)內(nèi)設(shè)電子簽章，相關(guān)工作人員發(fā)起審批需求，下一流程相關(guān)人員，實(shí)時(shí)獲取消息提醒，及時(shí)作出審批動(dòng)作，使審批流程更加通暢。

公告發(fā)布、項(xiàng)目變動(dòng)、文件更新時(shí)，都可設(shè)置消息提醒，讓項(xiàng)目成員了解文件最新動(dòng)態(tài)，及時(shí)獲取相關(guān)信息，重要工作不再耽誤。

4、高效協(xié)作編輯，文件版本管理清晰

8MSaaS PM文檔庫(kù)自動(dòng)保存一個(gè)提到到文檔庫(kù)中的文件的所有歷史版本。

文件版本管理清晰，永遠(yuǎn)顯示最新版本文件，且顯示版本之間的差異化對(duì)比結(jié)果，全方位展示文件變化過(guò)程，規(guī)避文件使用中可能出現(xiàn)的版本錯(cuò)誤等風(fēng)險(xiǎn)，讓項(xiàng)目質(zhì)量有據(jù)可依。

文檔庫(kù)同時(shí)也支持協(xié)作編輯，能讓多個(gè)有編輯權(quán)限的用戶協(xié)同編輯同一組文檔。

編制項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，定義各個(gè)階段項(xiàng)目交付物的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目文檔直接關(guān)聯(lián)項(xiàng)目任務(wù)，提交項(xiàng)目文檔時(shí)，直接復(fù)制項(xiàng)目文檔標(biāo)準(zhǔn)，省時(shí)省力。

5、在線預(yù)覽各種格式文件，提升工作效率

8MSaaS PM的文檔管理支持圖片（包括JPG、PNG、BMP、GIF等）、Word、Excel、PowerPoint、PDF、HTML等格式的在線閱讀，無(wú)需下載，提升工作效率。

有了在線閱讀功能，你可以讓某些用戶只能在線閱讀文檔庫(kù)中的文檔，而不能下載文檔，從而保護(hù)文檔不會(huì)被泄露。

6、移動(dòng)辦公，實(shí)時(shí)同享文件

除了PC端，8MSaaS PM還支持iOS、Android移動(dòng)平臺(tái)。跨地域跨部門的員工，可隨時(shí)隨地查看系統(tǒng)內(nèi)所有文件，猶如攜帶小型文件庫(kù)在身邊，高效協(xié)同辦公。

項(xiàng)目文檔管理工作是一項(xiàng)非常繁瑣、復(fù)雜的工作，如果缺乏必要的工具和手段必然會(huì)給項(xiàng)目管理帶來(lái)不少麻煩。因此，想要做好項(xiàng)目文檔管理工作,一款優(yōu)秀的內(nèi)置文檔管理的項(xiàng)目管理軟件是一個(gè)非常不錯(cuò)的選擇。

8MSaaS PM線上項(xiàng)目管理軟件支持時(shí)間、資源、采購(gòu)、人力資源、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)、成本管理等領(lǐng)域，使項(xiàng)目過(guò)程中的文件高效流轉(zhuǎn)，大幅度降低文檔管理成本，有效提高團(tuán)隊(duì)效率，是許多世界五百?gòu)?qiáng)企業(yè)合作的項(xiàng)目管理軟件?，F(xiàn)在就申請(qǐng)8MSaaS PM免費(fèi)試用吧！